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        浙江省民建企業家協會行政管理制度

         

        第一章  總   則

        為順利完成協會的任務目標和管理規范,根據有關法律法規和協會章程,特制定本制度。

        本制度主要包括:印章管理、合同管理、保密管理、檔案管理、固定資產管理、文明辦公。

         

        第二章  印章管理

        一、印章管理范圍

        協會印章包括:公章、財務章、法人章;下屬機構印章:公章。所有專用章必須有專人負責保管。

        二、印章使用范圍

        蓋用協會印章必須符合用印范圍,并辦理用印審批手續。凡不符合用印范圍的,印章管理員有權拒絕蓋章。

        1、協會公章使用范圍

        (1)行政發文;

        (2)向上級部門報送的技術、財務、人事和行政報表;

        (3)以協會名義的合同、設計書、科研成果;

        (4)協會的各種證書和獎狀;

        (5)對外的行政介紹信;

        (6)其它必須蓋協會印章的材料。

        2、財務章和法人章使用范圍

        (1)財務報表;

        (2)支票使用;

        (3)對外報送的有關財務方面的報表或材料;

        (3)其它必須蓋財務章和法人章的材料。

        三、用印手續

        1、發文需要蓋協會公章時,印章管理員應以秘書長指定人員核簽后的底稿為依據,經核對驗證無誤后,方可蓋印。

        2、對外開具介紹信時,應經經辦人所在部門負責人同意簽字后蓋印;

        3、無存根或無底稿可備查閱的各種報表、設計文件圖紙、證書、獎狀等須加蓋協會公章時,經辦人須填寫“用印審批單”,按規定權限經部門負責人或秘書長簽準后,隨同須蓋章的文件資料送綜合部蓋章,“用印審批單”及文件資料復印件由綜合部留存備查;

        4、以協會名義聯系的函件,必須經部門負責人或秘書長會簽后方可蓋協會章;

        5、印章原則上不允許私自帶出單位,確因工作需要要將印章帶出使用的,應事先填寫印章使用單,載明事項,經秘書長批準后由兩人以上共同攜帶使用;

        6、協會內部通知,一般蓋協會公章,須經部門負責人或秘書長會簽后方可蓋章。

        四、責任

        1、所有人員必須嚴格依照本辦法規定程序使用印章;

        2、印章須妥善保管,印章保管員離開時,必須將印章鎖好。

        3、違反使用印章規定,給協會造成損失的,按情節輕重,予以行政處分和經濟賠償;構成違法犯罪的,移送有關機關處理。

        五、印章的刻制與頒發

        1、所有印章刻制經秘書長簽字同意后,由綜合部統一負責刻制并頒發備案;

        2、頒發新印章時,應在印模冊上留有印模,并注明啟用日期;舊印章收回作廢時,應在印模冊上注明作廢日期。

        六、下屬分支機構印章管理,參照本規定執行。

         

        第三章 合同管理

        一、合同的擬稿與簽訂

        合同起草應注意責任風險,條款內容包括:名稱、地址、項目內容、要求、費用、支付辦法、雙方的義務和權利、評審、驗收標準和方法、違約責任、爭議的解決方式等。

        二、每一級審查人均應對合同條款仔細閱讀分析,因合同文本中的條款而引起的法律糾紛,各級審查人均應承擔相應的責任。綜合部負責對合同簽批程序以及合同條款的合法性進行把關。

        三、合同的蓋章

        業務部門合同蓋章一律由綜合部經辦。合同蓋章前,綜合部必須審查合同是否符合簽批程序以及合同登記的要求。對于不需要進行合同登記的合同可以根據合同簽訂雙方的意向內容,合同經雙方簽字蓋章后,綜合部負責登記和統計,核實業務費。

        四、合同管理

        協會合同管理歸綜合部。

        五、合同的登記保管和查閱

        一般情況下合同復印的份數由雙方約定,正本二份,由雙方各執一份。

        包括分支機構內的所有合同均需在綜合部按照合同類別編號、登記、存檔,具體經辦合同的部門可留影印件作為合同履行過程中查閱。

        六、合同履行中的監督管理

        合同簽訂后,項目負責人應按合同規定的收款方式及時向合作方催收,財務人員收到合同款后及時通知相關部門。綜合部負責檢查合同的履行情況。財務(出納人員)根據綜合部存檔合同,及時了解合同的付款方式,監督合同款項落實。

        第四章 保密管理規定

        一、保密范圍

        凡屬不準對外公開的事項,均應列入保密范圍,主要包括:

        1、重大決策中的秘密事項;尚未付諸實施的經營戰略、發展方向、項目及決策;

        2、內部掌握的合同、協議及重要會議的記錄;

        3、各類財務報表、統計報表;

        4、單位所掌握的會員的各類信息;

        5、職工人事檔案、工資、勞務收入等資料;

        6、其他經單位確定應當保密的事項。

        二、保密措施

        1、協會領導要組織協會人員貫徹執行保密法規,督促職能部門健全各項保密制度和措施,加強保密管理,并進行檢查。新進員工必須進行保密規定教育。

        2、嚴格遵守檔案查閱制度,需查閱反映協會重大活動檔案的,須經綜合部批準后,方可查閱。

        3、會員單位登記表、資料等各部門在歸檔前須指定專人保管,實行專人負責制。

        4、會計檔案除直接責任者外,他人不得查閱,如需查閱,須經秘書長同意簽字,方可查閱。

        5、查閱檔案過程中,未經審批,不得私自復制、帶離、損毀、修改檔案,發現以上情況,檔案管理人員有權利和義務提出制止,情節嚴重者將按《檔案法》進行處理。

        6、對于屬于保密范圍內的文件、資料,未經秘書長批準,不得復制和抄摘;

        7、在檔案中保存的,由檔案管理人員負責管理;

        8、禁止在私人交往和通信中泄露單位秘密,禁止在公共場所談論單位秘密,禁止通過其他方式傳遞單位秘密。

        三、責任追究

        泄露單位秘密,根據情節嚴重情況,給予警告和一定的經濟處罰;情節嚴重的,可予以辭退或追究法律責任。

         

        第五章  檔案管理

        為了加強檔案管理,完善檔案管理制度,根據《中華人民共和國檔案法》及有關規定,現制定本制度。

        一、工作職責

        1、檔案工作職責:

        (1)督促各部門檔案協管員做好本部門歸檔材料的收集、整理、移交工作。

        (2)負責協會檔案的收集、整理、保管、銷毀等工作。

        (3)負責協會檔案的借閱、登記服務工作。

        (4)嚴格執行黨和國家的保密制度,保護檔案完整與安全。

        (5)負責對各部門的檔案工作進行指導和檢查。

        2、檔案協管員工作職責:

        (1)負責檢查、督促本部門人員對檔案管理辦法的執行情況,協助檔案室做好檔案管理工作。

        (2)負責本部門檔案資料的收集、整理、立卷歸檔工作。

        二、歸檔范圍和內容

        所有在工作中形成的具有保存價值的資料均需歸檔。

        1、管理部門往來文件

        環境法律、法規;在企業申報、管理部門審核、批件等活動中形成的文件材料。

        2、合同文件

        各類合作、宣傳、技術咨詢、勞務、人事合同。

        3、會員資料

        會員單位相關簡介、會員單位登記表。

        4、會計檔案

        會計憑證、會計報表、會計賬簿以及會計資料的光盤備份。

        5、文書材料

        各類文件、領導講話、工作計劃總結等。

        6、制度規范匯編

        規章制度、工作規程、技術規范、考核辦法。

        7、人事檔案

        實習、試用、入職、離職登記表單、轉正申請、入職體檢報告、薪資調整記錄,員工簡歷等。

        8、辦公設施資料

        物業、辦公耗材登記、使用、維護、保修等票據、記錄、臺帳。

        其它有密級的資料。

        三、歸檔要求

        1、文件材料定稿與原稿一起歸檔,不得有金屬物,紙幅大小以A4為好。審核原稿時,如有更改,不得用圓珠筆、鉛筆、復寫紙書寫,一律用藍黑色鋼筆(或簽字筆),以利于檔案的保存與使用。

        2、文書材料的排列是:批復在前,請示在后;正文在前,附件在后;印本在前,底稿在后;文字材料在前,圖表在后。

        3、聲像材料應用文字標出錄像或錄音對象的名稱、時間、地點、責任者和主要內容。

        4、案卷內圖件或不同尺寸的文件材料要折疊為統一幅面。

        四、歸檔時間

        1、企業入會后,必須及時整理相關登記材料和企業信息資料一起歸檔保存,如有修正稿也須及時歸檔。

        2、專業技術會、學術會、出國考察等材料,應在會議結束或回國后及時整理歸檔。

        3、密級性高的材料,需隨時形成隨時歸檔。

        4、所有報告(包括科技檔案)以每年12月31日為歸檔截止期。

        5、文書檔案一般在下一年度的三月底前移交歸檔。

        6、會計檔案一般財務保留一年后歸檔。

        五、歸檔前需填寫的項目及內容

        1、詳細、認真填寫案卷封面(另附紙)、卷內目錄(只寫序號與題名),其標題要簡明并能確切反映卷內文件內容,時間、作者,字數不超過50個。

        2、項目研究的經過、成果水平、參加學術活動的情況及得獎情況須按要求等填寫在簡介表內。

        3、科技檔案的完整程度、質量情況及其它需要說明的事項填寫在備考表內。

        六、歸檔手續

        1、各類文件材料齊全后各相關負責人統一安排部門檔案協管員整理移交檔案室。(除特別重要的需兩份外,一般只要一全套)交接時,經檔案人員檢查符合歸檔要求后再由雙方填寫“移交清單”,簽字后各存一份備查。

        2、檔案人員在接收材料時,要按卷內目錄逐一查對、清點,如發現有缺少或未按要求歸檔的,有責任返回補齊。

        3、購買的密級資料(地圖)必須及時到檔案室進行登記,辦理借用手續,對有密級的其它資料要妥善保管。

        七、借閱

        1、本單位人員查閱檔案,需辦理登記手續。一般應在檔案室查閱,需借出的檔案應在三日內歸還,確因工作需要,借出時間最長不得超過一周。

        2、外單位人員查調檔案,需持單位介紹信,經秘書長批準后方可閱覽,但不得借出。非經許可,不能任意抄錄檔案內容,如需復制有關檔案材料,須經協會領導批準。

        3、檔案使用者不得私自拆散案卷和抽取卷內文件,不得在卷上涂改、加字、填記號,不得損壞檔案原貌。

        4、未經批準,檔案人員一律不得提供查閱服務,借閱人員不得抄錄、復制。

        5、檔案借閱和歸還時,由利用者和檔案管理人員共同進行清點檢查,如發現檔案損壞或丟失,需報請有關領導,根據不同情況做出相應處理。

        6、工作人員調動工作或離開單位時,應將經手的文件材料或借用的檔案辦理必要的手續,嚴禁任何人帶走文件材料或檔案。

        八、檔案的鑒定與銷毀

        1、由協會領導和有關部門負責人或技術人員,檔案人員組成檔案鑒定小組,負責對本單位檔案的鑒定和銷毀工作。

        2、協會領導對保存到期的檔案進行鑒定,提出處理意見。

        3、銷毀失去保存價值的檔案,須由檔案室提出初步意見,經協會領導批準后,由兩人以上在指定地點監銷,監銷人員應在銷毀清冊上簽字。

        九、檔案的保管期限、密級劃分按有關規定執行。

        十、編輯部檔案管理參照本辦法管理,單獨存檔。

         

        第六章  固定資產管理

        一、原則

        1、固定資產范圍:本辦法所指固定資產是指使用期限在一年以上,并且在使用過程中基本保持原有物質形成的資產,包括辦公設備、專業設備等單位價值在2000元以上的資產;

        2、固定資產管理工作實行統一領導、分級管理和逐級審批的辦法。固定資產管理由綜合部總負責,各所在部門具體負責。

        二、職責

        1、財務:根據綜合部固定資產登記和購買發票及時進行賬務登記,把好資金結算關;

        2、綜合部:對新增的綜合部設備進行計劃、申報、購買、配置;負責建立固定資產的臺賬和統計報表工作;做好協會固定資產的日常維護保養管理工作;

        3、檢查固定資產實物狀況,及時掌握丟失、損壞和責任事故情況,并提出處理意見。

        三、審批、購置

        1、增添固定資產由各部門提出申請,報秘書長審批后由綜合部負責購置;

        2、對購置的資產驗收不合格或存有質量問題,不得辦理結算手續,不得交付使用,并向有關經銷商及時提出退貨或索賠;

        3、購置的資產驗收合格后,提供原始憑證,經綜合部按相關規定辦理入庫和領用手續,財務人員辦理結算報銷等手續。

        四、固定資產移交、調撥

        1、各部門之間人員調動,資產一律不得隨身帶走;

        2、調出人員必須做好資產移交手續,經綜合部負責人簽字確認備案;

        3、接受捐贈的固定資產,由資產使用單位辦理接受和交接手續,同時依據資產交接單、發票等憑證,報綜合部備案,做好使用部門領用手續和財務入賬手續。

        五、固定資產計價

        1、購置固定資產,按照實際支付的價款計價;

        2、接受捐贈的固定資產,按照同類固定資產的市場價格計價;

        3、其他單位投資轉入的固定資產,按評估價或者合同、協議價值計價。

        六、固定資產的清查盤點

        1、各部門每年必須對實物進行一次清點,報綜合部資產賬務、實物狀況;

        2、綜合部每三年對各部門的資產進行全面盤點核實,確保賬物相符;

        3、清查完畢后,當基于清查結果,辦理固定資產變更、注銷等價手續,并報財務做好賬務變更;

        4、固定資產發生毀損、丟失,賬、物不符時,必須說明原因,綜合部提出處理意見,原則上由于不可抗力造成的損失不追究個人責任,由于主觀故意或者過失造成的損失,應當責成當事人賠償并可追究其行政責任。

        七、固定資產處置

        1、固定資產處置、報廢,由各部門提出申請,由綜合部按規定程序辦理處置、報廢;

        2、固定資產報廢處置,須經秘書長簽字確認,綜合部登記清楚報廢資產的名稱、數量、金額,確保正確無誤。

        3、下列情況之一的設備可以申請報廢、報損;

        (1)使用年限達到或超過規定的報廢年限,或者未達到報廢年限,但因技術落后已無法滿足工作需要的;

        (2)已經損壞且無法修理恢復使用的或因技術落后無修復價值的;

        (3)使用五年以上已經損壞且修理費超出本身價值50%以上的;

        4、報廢固定資產,處置所得金額上交協會財務入賬,用于固定資產的購置和修繕。

        第七章 文明辦公

        1、遵守考勤制度,不遲到、不早退。

        2、保持辦公環境整潔,營造良好的工作環境;

        3、衣著整潔、儀表端莊、談吐文雅、舉止得體,塑造良好的協會形象;

        4、崇尚環保低碳的工作方式,不浪費辦公資源;

        5、同事間精誠團結,互相關心,互幫互助;

        6、倡導勞逸結合,加強身體鍛煉,以健康飽滿的精神愉快工作;

        7、加強學習,積極上進,追求完美,不斷超越;

         

        第八章  附    則

        本辦法自二屆二次會長會議審議通過起執行,由綜合部負責解釋。


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